ORLEN Termika Silesia

RODO

INFORMACJE NA TEMAT PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Uwzględniając Pani/a prawo do ochrony danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanym dalej RODO przedstawiamy następujące informacje:

I ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/a danych osobowych jest ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. z siedzibą Jastrzębiu-Zdroju (44-330) przy ul. Energetyków 17, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy X Wydział Gospodarczy w Gliwicach, pod numerem KRS: 0000251932; NIP: 638-16-82-027

II KONTAKT W SPRAWACH ZWIĄZANYCH Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się skontaktować:

  • telefonując pod numer: 32 440 85 10  od poniedziałku do piątku w godz. 7:00 - 15:00,
  • pisząc na adres mailowy: [email protected] 
  • pocztą tradycyjną na adres siedziby ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. podany w pkt I

III CEL PRZETWARZANIA DANYCH

Pani/a dane osobowe mogą być przetwarzane przez ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o., w zależności od rodzaju współpracy, w następujących celach:

a) w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi, przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą (w tym wspólnika spółki cywilnej) oraz reprezentantów lub pełnomocników spółek prawa handlowego oraz podmiotów gospodarczych prowadzących działalność w innych formach prawnych - w celu podjęcia działań związanych z zawarciem i wykonaniem odpowiedniej umowy gospodarczej,

b) realizacji obowiązków wynikających z umowy z ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o., której stroną jest / będzie podmiot wskazany w pkt. V, w szczególności w celu weryfikacji oświadczeń złożonych przez podmiot wskazany w pkt. V, w tym potwierdzenia posiadanych uprawnień do reprezentacji, kwalifikacji osób wskazanych do realizacji umowy, kontaktu przy wykonaniu umowy, wymiany korespondencji, wydania pełnomocnictw do reprezentowania ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o., należy-tego wykonania umowy, kontroli, rozliczenia umowy, zachowania zasad poufności oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,

c) obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia roszczeń, w tym roszczeń pomiędzy ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. a Panią/em lub pomiędzy ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. a podmiotem wskazanym w pkt. V,

d) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o., w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa „AML”), obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego, obowiązków związanych z przeciwdziałaniem nadużyciom i nieprawidłowościom związanych z przepisami antykorupcyjnymi, a także zapobiegania nadużyciom i konfliktom interesów w procesach biznesowych, prawa budowlanego lub innych przepisów wynikających ze specyfiki realizowanej umowy.

IV PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

Podstawą prawną przetwarzania przez ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. Pani/a danych osobowych, w zależności od rodzaju współpracy, w celach wskazanych w pkt III jest:

a) zawarcie i wykonanie umowy (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO), której Pani/Pan jest stroną lub reprezentantem, albo osobą wyznaczoną przez stronę umowy do jej realizacji;

b) prawnie uzasadniony interes ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy pomiędzy ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. a podmiotem wskazanym w pkt. V, 

c) prawnie uzasadniony interes ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na umożliwieniu obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia roszczeń pomiędzy ORLEN Termika Silesia S.A. a Panią/em lub pomiędzy ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. a podmiotem wskazanym w pkt. V,

d) wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) ciążących na ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o., w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa „AML”), obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego, obowiązków związanych z przeciwdziałaniem nadużyciom i nieprawidłowościom związanych z przepisami antykorupcyjnymi, a także zapobiegania nadużyciom i konfliktom interesów w procesach biznesowych, prawa budowlanego lub innych przepisów wynikających ze specyfiki realizowanej umowy.

V W JAKI SPOSÓB POZYSKALIŚMY PANI/PANA DANE OSOBOWE?

Jeżeli Pani/a dane osobowe nie zostały nam przekazane bezpośrednio przez Panią/a, zostały przekazane do ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o.  przez stronę umowy - podmiot współpracujący z ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. lub zamierzający współpracować z ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. i stanowią, w zależności od rodzaju współpracy, dane niezbędne do reprezentacji osoby prawnej, dane kontaktowe, dane zawarte w posiadanych przez Panią/a dokumentach potwierdzających uprawnienia, doświadczenie lub stanowiących produkt realizacji umowy.

VI JAKIE DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZETWARZANE?

Zakres przetwarzanych przez ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. danych osobowych jest uzależniony od zakresu i przedmiotu współpracy oraz od pełnionej przez Panią/a funkcji i może obejmować takie dane, jak: imię i nazwisko, stanowisko, pełniona funkcja, nr telefonu służbowego, służbowy adres poczty elektronicznej, dane kontaktowe, adres zamieszkania, nazwa firmy i adres do korespondencji, nr dokumentu tożsamości, PESEL, data i miejsce urodzenia, informacje o posiadanych uprawnieniach i kwalifikacjach.

VII KOMU BĘDĄ PRZEKAZYWANE DANE OSOBOWE?

Odbiorcami Pani/a danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. w zakresie świadczonych na jej rzecz usług (np. podwykonawcy) oraz wspierania bieżących procesów biznesowych (m.in. w oparciu o umowy realizacji usług, współpracy, centralizacji procesów np. windykacji, dostawcy systemów informatycznych i usług IT), spółki należące do Grupy Kapitałowej ORLEN , a w stosowanych przypadkach także podmioty uzyskujące dostęp do danych w oparciu o przepisy powszechnie obowiązującego prawa, m.in.: instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a także inne podmioty, którym wymienione organizacje powierzyły wykonywanie zadań. Dane osobowe mogą być ujawnione przez ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o. podmiotom z nim współpracującym w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania, o których mowa w pkt. III, na podstawie zawartych umów.

Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (tj. z poza EOG) oraz nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane.

VIII JAK DŁUGO BĘDĄ PRZECHOWYWANE DANE OSOBOWE?

Pani/a dane osobowe przetwarzane są przez okres 5 lat, licząc od roku następnego po zakończeniu umowy lub do czasu upływu okresu gwarancyjnego, jeżeli taki wynika z zapisów umowy. Ponadto Pani/a dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, przepisów o rachunkowości, a po tym okresie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

Pani/a dane osobowe związane z prawnie uzasadnionym interesem Administratora oraz ustaleniem i dochodzeniem ewentualnych roszczeń bądź ochroną praw i interesów ORLEN Termika TechSerwis Sp. z o.o., będą przechowywane przez okres realizacji tych interesów Administratora, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przepisami prawa lub do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane osobowe mogą być także przechowywane do czasu wniesienia przez Panią/a skutecznego sprzeciwu wobec ich dalszego przetwarzania.

IX JAKIE UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄ PANI/U W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH?

  • prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych (art. 13 i 14 RODO) – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żąda-nie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
  • prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO) – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
  • prawo do sprostowania swoich danych (art. 16 RODO) – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności, lub błędy przetwarzanych danych osobowych, oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
  • prawo do usunięcia swoich danych (art. 17 RODO) – jeśli nie zaistniały okoliczności, o których mowa w art.17 ust. 3 RODO,
  • prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO) – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
  • prawo do przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO) – obejmujące uprawnienie do otrzymania danych i przesłania ich innemu administratorowi lub do żądania, w razie możliwości technicznych, przesłania tych danych bezpośrednio innemu administratorowi (w zakresie w jakim dane przetwarzane są w sposób zautomatyzowany oraz w celu wykonania umowy lub na podstawie wyrażonej zgody), 
  • prawo wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) – względem przetwarzania danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora z przyczyn związanych z Pani/a szczególną sytuacją,
  • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO) – w przypadku, gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych, obowiązujące w Rzeczpospolitej Polskiej. Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi dostępny jest pod adresem: uodo.gov.pl/pl/83/155

X CZY PODANIE DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE?

Podanie przez Panią/a danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do nawiązania współpracy, zawarcia i wykonania umowy oraz realizacji celów określonych w pkt. III.

XI POZOSTAŁE INFORMACJE

Dostęp do danych osobowych mają tylko nasi wybrani pracownicy oraz pracownicy sprawdzonych przez nas podwykonawców, z których usług korzystamy, którzy są zobowiązani do zachowania uzyskanych informacji w ścisłej tajemnicy.

Nasze bazy danych zabezpieczone są przed nieuprawnionym wglądem osób trzecich.

 

[1]Lista podmiotów z Grupy Kapitałowej jest dostępna pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/o-firmie/o-spolce/organy-i-struktura-spolki/struktura-grupy-orlen lub innym, który go zastąpi w przyszłości.